Für Sammelanfänger

Kostenlose Fossilverwaltung mit OpenOffice

Erstellung einer kostenlosen eigenen Fossilverwaltung

 

Im Forum wurde das Thema Fossilverwaltung bereits ausführlich diskutiert:

 

Ich möchte in diesem Artikel zeigen, wie man Schritt für Schritt eine eigene Fossilverwaltung mittels OpenOffice aufbauen kann. Mit Excel oder anderen Tabellenkalkulationsprogrammen funktioniert es ähnlich.

 

OpenOffice ist ein kostenloses plattformunabhängiges Open-Source Office-Paket, das von einer großen Entwicklercomunity aus dem ehemals kostenpflichtigen StarOffice entwickelt wurde, nachdem Sun den Sourcecode freigegeben hatte. 

 

Link und Download: http://de.openoffice.org/

 

Plattformunabhängig bedeutet es gibt Versionen für Linux genau so wie für Apple oder Windows. Es können Dateien von so ziemlich allen anderen Office-Paketen gelesen und auch wieder als solche exportiert werden. Als besondere Stärke empfinde ich den Export eines Dokuments als PDF, auch sonst kann der Funktionsumpfang mit anderen Office-Paketen locker mithalten. In dem Paket findet sich eine Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Datenbank, Präsentation und noch weitere Module. Hier soll es nur um die Tabellenkalkulation gehen. Das Modul nennt sich 'Calc' .

 

 

 

Der folgende Abschnitt wendet sich an Leser, die noch nie eine Tabellenkalkulation benutzt haben.

 

 

 

Nach dem Start bekommt man ein leeres Dokument zu sehen:

 

OpenOffice1.jpg

 

Der Aufbau ist wie in allen anderen Windows-Programmen. In der Funktionsleiste (Rote '1') finden sich die gewohnten Menüpunkte wie Datei (darunter Öffnen, Speichern, Drucken usw) und Bearbeiten. Darunter eine Zeile mit Symbolen (Icons), die zum Schnellzugriff auf diese Menüpunkte dienen. Stellt man die Maus auf so ein Icon und wartet einen Moment, dann erscheint eine Erläuterung bei dem Symbol.

 

 

 

Eine Tabellenkalkulation arbeitet zellenorientiert. Eine Zelle (Rote '3') wird definiert durch eine Zeile und eine Spalte, wie bei einem Schachbrett. Die rote 3 wäre also A3. Eine Zelle kann wie eine Schublade beliebige Informationen aufnehmen: Zahlen, Text, Bild, Datum, Formeln usw. Nach dem anclicken einer Zelle kann man lostippen. Die in einer Zelle abgelegten Daten erscheinen in einer gesonderten Zeile (Rote '2'). Möchte man also den Inhalt einer Zelle ändern muß man zuerst die Zelle anclicken und dann oben bei dem Feld den Inhalt ändern. Das Programm versucht zu erkennen, ob es sich um Zahlen oder Text handelt und gibt der Zelle ein Format. Mit Zahlen kann man rechnen, mit Text nicht. Das Format einer Zelle kann man festlegen durch clicken auf Format/Zelle und dort den Typ z.B. Text festlegen. Man kann eine ganze Spalte durch clicken auf den Buchstaben darüber oder eine Zeile durch anclicken der Zahl davor markieren und dann der ganzen Zeile oder Spalte ein Format geben.



OpenOffice2.jpg

Auf diesem Bild habe ich die Icons für die Textformatierung nach links geholt, das kann man durch simples verschieben mit der Maus selber konfigurieren, steht bei euch eventuell weiter rechts.

 

Nach dem Markieren einer Zelle, kann man dieser einen anderen Schriftsatz, eine andere Größe oder Fettdruck zuweisen. Die Zelle B1 ist z.B. fett gedruckt, gut für Überschriften, damit man diese besser sieht.

 

Die breite einer Zelle kann man entweder unter 'Format' oder besser mit der Maus festlegen: Einfach mit der Maus auf die Linie zwischen 'B' und 'C', der Cursor verändert sich von einem Pfeil zu einem anderen Symbol. Dann mit gedrückter rechter Maustaste die Zeile breiter schieben.

 

Eine weitere wichtige Funktion einer Zelle ist die Möglichkeit dort eine Formel abzulegen. Formeln beginnen mit einem '='. In dem Beispiel stehen in den Zellen C2 und D2 Zahlen und in B2 eine Formel (Rote '4': =C2+D2) gibt den Wert 7. Es gibt eine unmenge implementierter mathematischer Funktionen. Das geht so weit das viele Firmen mit sehr komplexen Tabellen ihre Bilanzen erstellen. Formeln werden wir für unsere Anwendung erst einmal nicht benötigen.

 

Das soll als Einführung für das Verständnis erst einmal reichen.

 

 

 

Aufbau der Tabelle für die Sammlungsverwaltung

 

 

 

An dieser Stelle muss man sich erst einmal selber kritisch fragen: Wie viel bin ich bereit für jedes einzelne Fossil meiner Sammlung zu tippen? Das ist ganz schön viel Arbeit, wenn man für jede Muschel 25 Datenfelder füllen muss. Andererseits kann man mit vielen Informationen auch viel auswerten.

 

 

 

Das Folgende ist nur ein Beispiel! Ein Geschiebsammler hat ganz andere Anforderungen als ein Ammonitensammler in Franken, ein Anfänger andere als ein semiprofesioneller Sammler. Hier sind der Kreativität keine Grenzen gesetzt!



OpenOffice3.jpg

OpenOffice4.jpg

Es sind natürlich noch mengenweise andere Felder denkbar. Bilder kann man zwar ebenfalls in eine Zelle einfügen, damit wird die Datei aber schnell sehr groß. Besser nur einen link auf ein Verzeichnis, in dem das Bild gespeichert ist (Einfügen/Hyperlink, da dann auf Dokument und dann unter Pfad die Datei auswählen).

 

Der Aufbau ist sehr einfach. Erst einmal die Überschriften tippen, diese Felder fett und etwas größer formatieren. Dann die Feldbreite duch ziehen mit der Maus anpassen und den einzelnen Spalten ein Format zuweisen, meisten Text, Zahl oder Datum.

 

Dann mal probeweise ein paar Fossilien erfassen. Alles da? Felder ok? Weitere Spalten können angefügt oder überflüssige Spalten gelöscht werden, auch später noch.

 

Speichern kann man entweder im Excel-Format oder im OpenOffice eigenen Datenformat (Datei/Speichern unter, da den Dateityp festlegen)

 

Vorteil Excel: weit verbreitet, Nachteil: große Dateien.

 

Vorteil OpenOffice: kleine komprimierte Dateien, Nachteil Speichern dauert etwas länger.

 

Die Dateigrößen und Speicherzeiten werden erst bei tausenden von Fossilien interessant und es hindert euch niemand später umzusteigen, also in einem anderen Format zu speichern. Ich würde erst einmal bei dem OpenOffice-Format bleiben.

 

Immer mal zusätzlich unter anderem Namen speichern (z.B. mit Datum im Dateinamen), um einen Zwischenstand zu haben und die Datei wie alle anderen wichtigen Daten regelmäßig auf CD brennen. Nur da sind die Daten vor Verlust halbwegs sicher. Überlegt mal was ein Totalverlust, z.B. bei Festplattendefekt, bedeuten würde, die ganze Tipparbeit umsonst und so ein Rohling kostet 20 Cent.

 

 

 

Filter:

 

Eine sehr nützliche Funktion ist das Filtern. Dazu die Überschriftszeile markieren und mit Daten/Filter/Autofilter die Filterfunktion einfügen. Das sieht dann etwas so aus:

 

 


OpenOffice5.jpg

OpenOffice fragt noch kurz nach, ob die Zeile als Überschrift verwendet werden soll, einfach mit ja bestätigen. Neben den Feldbezeichnungen erscheint ein Pfeil. Nach anclicken kann man den Standardfilterdialog öffnen. Das erste zu filternde Feld ist forbelegt. In diesem Fall 'Fundort'. Dann noch die Bedingung auf '=' und unter Wert den zu suchenden Fundort eintragen, ok anclicken und es erscheienn nur noch die Zeilen mit dem gesuchten Fundort. Weitere zusätzliche Auswahlkriterien können in den nächsten Zeilen eingetragen werden.

 

 

 

Sortieren:

 

Um die Tabelle zu sortieren zuerst einmal vollständig markieren (Bearbeiten/alles auswählen). Dann Daten/sortieren und dort die Sortierkriterien angeben, etwa absteigend nach Funddatum. Das gibt die letzten Funde zuerst. Datumsfelder müssen manuell den Typ 'Datum' zugeordnet bekommen, damit diese Sortiertung funktioniert. Sollte statt 'Funddatum' nur der Buchstabe der Spalte unter 'Sortieren nach' erscheinen, dann im zweiten Reiter des Sortiermenüs 'Optionen' den Haken bei 'Bereich enthält Spaltenbeschriftungen' setzen, damit sind die Überschriften als solche ansprechbar.

 

 

 

Drucken:

 

Jetzt werden solche Tabellen natürlich sehr breit. Um eine schöne Liste zu drucken, muss man dem Programm mitteilen, was gedruckt werden soll. In dem folgenden Beispiel wurde die Spalte 'C' dazu ausgeblendet, weil sie nicht gedruckt werden soll. Einfach die Spalte markieren (auf das C über der Spalte clicken), rechte Maustaste 'ausblenden'. Dann die zu druckenden Spalten markieren. In dem Beispiel auf 'A' clicken, um die Spalte 'A' zu markieren, dann die Shift bzw. Umschalttaste gedrückt halten und auf 'E' clicken, damit sind die Zeilen A bis E markiert. Dann auf Format/Druckbereiche/Festlegen. Das Programm wird dann beim Druck nur diesen Bereich berücksichtigen. Zur Kontrolle auf Datei/Seitenansicht. Da sieht man wie das Druckbild aussieht und kann unter 'Seitenformat' z.b. zwischen Hoch- und Querformat wählen, Seitenränder festlegen, Kopf- und Fußzeilen bearbeiten usw.

 

 

 

Wenn man ein PDF aus dieser Auswahl machen möchte, kein Problem! Einfach auf Datei/Exportieren als PDF. Das folgende Optionsmenü ist komplex, aber einfach auf Exportieren clicken und schon hat man sein PDF. In den Optionen kann man z.B. unter 'Sicherheit' festlegen, dass das PDF nicht druckbar oder nicht veränderbar ist, verschlüsseln, Passwörter vergeben usw.

 

 



OpenOffice6.jpg

Um alle ausgeblendete Spalten wieder einzublenden, einfach Datei/alles auswählen, dann auf Format/Spalte/einblenden und schon ist alles wieder da.

 

 

 

Natürlich kann ich hier nur einen kleinen Teil der Funktionen eines solchen Programmes zeigen, aber für die meisten Nutzer reicht das schon. Einfach mal alles ausprobieren. Viele der Funktionen sind intuitiv bedienbar. Auch die eingebaute Hilfsfunktion (Hilfe/OpenOffice Hilfe) ist sehr hilfreich.

 

 

 

Zusammenfassung der Vor- und Nachteile

 

 

 

Vorteile:

 

- Kostenlos

 

- Flexibel, jeder kann sich die Verwaltung seinen Bedürfnissen anpassen

 

- Opensource, die Entwicklergemeinde besteht aus hunderten von Mitgliedern und für Updates und Support ist gesorgt

 

- Plattformunabhängig, es gibt Versionen für zahlreiche Betriebssysteme.

 

- Dateiformat ist offen, jeder kann entscheiden ob er im Excelformat oder im OpenOffice-Format speichern möchte.

 

-Export ist einfach und flexibel. Egal ob Tabellenkalkulationsdatei, PDF oder zahlreiche andere Formate.

 

- Druck und Design können frei gestaltet werden

 

 

 

Nachteile (sind die Vorteile einer vorkonfigurierten Datenbankanwendung):

 

- Man muss sich in die Tabellenkalkulation einarbeiten.

 

- Da jeder machen kann was er will, gibt es keine einheitliche Datenstruktur zum Austausch oder Internetanbindung an eine zentrale Datenbank zum Abgleich.

 

- Die Dateien und das handling wird ab ca. 5.000 Einträgen etwas unhandlich. Öffnen und speichern dauert länger, als mit einer echten Datenbank.

 

- Wenn man es selber macht hat man nicht die schönen Eingabemasken mit Auswahltabellen, z.B. mit den Namen der Erdzeitalter und auch nur diese sind zugelassen.

 

- Man hat keinen Entwickler, speziell für diese Anwendung, der einem weiterhelfen kann wenn es um Fossilienprobleme geht.

 

 

 

Letzlich muss jeder für sich entscheiden, womit er arbeiten möchte. Ich hoffe wir bekommen hier noch einige ausführliche Vorstellungen von fertig konfigurierten Anwendungen.
 

 

Über Erweiterungsvorschläge zu diesem Artikel würde ich mich freuen.

 

Thomas Magiera